Onboarding aziendale – prepara i neoassunti al successo sin dal primo giorno 

L’onboarding aziendale non è più una procedura aziendale che può essere affrontata con leggerezza: si tratta di una verità che nel corso degli ultimi anni è sempre più chiara e dalla quale si deve apprendere un’importante lezione. Se alcuni decenni fa era scontata la fidelizzazione aziendale del nuovo dipendente, che avrebbe lavorato per tutta la vita o perlomeno per un lungo periodo per la stessa azienda, ora non è più così.

Il lavoratore moderno non si accontenta più di un lavoro qualsiasi e spesso è un freelance, che ha la libertà di cambiare il proprio luogo di lavoro senza preavviso. Anche chi entra in un’azienda con l’obiettivo di crescere, è sempre pronto a trovare posizioni migliori in altre compagnie.

Il problema spesso inizia già nella fase di accoglienza aziendale delle nuove risorse umane: secondo Gallup, infatti, il 78% dei dipendenti pensa che le attività del processo di onboarding non siano state realizzate nel modo corretto e ben il 43% dei manager aziendali sa che i procedimenti messi in atto dall’azienda non sono realmente efficaci.

Il problema è quindi reale e bisogna approcciarsi all’onboarding aziendale delle risorse umane in modo più approfondito. In questo articolo vi spiegheremo quindi cosa significa onboarding e faremo esempi di onboarding aziendale.

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Onboarding: cos’è

Prima di tutto, però, vediamo esattamente cos’è l’onboarding aziendale delle risorse umane, per non avere dubbi sulla questione. La definizione in italiano è la seguente: “L’onboarding aziendale è il meccanismo tramite il quale i neoassunti acquisiscono le conoscenze di lavoro, le abilità e i comportamenti necessari per diventare membri efficaci dell’azienda”. In altre parole, il processo di onboarding aziendale è quella fase di pianificazione delle risorse umane da poco assunte e della loro integrazione e fidelizzazione in azienda.

Cosa dovrebbe essere incluso nel processo di onboarding in azienda

Ora sappiamo esattamente qual è la definizione di processo di onboarding in azienda, ma per molti sarà ancora un concetto molto generico e difficile da applicare all’atto pratico a lavoro. Vediamo quindi quali sono le componenti principali del processo di onboarding in azienda delle risorse umane:

• Conformità: bisogna insegnare ai nuovi impiegati le politiche aziendali fondamentali della compagnia
• Chiarezza: assicurarsi che ogni lavoratore comprenda perfettamente qual è la propria responsabilità a lavoro e come deve adempiere al proprio ruolo lavorativo.
• Cultura: spiegare le norme formali, ma anche informali, del luogo di lavoro e di tutta l’organizzazione
• Connessione: spingere verso la creazione di relazioni positive con i colleghi in azienda, così da creare coesione in una squadra di lavoratori

Un processo di onboarding aziendale delle risorse umane eseguito correttamente secondo le categorie qui sopra indicate permette di diminuire il tempo di produttività e rende velocemente il dipendente una risorsa. In altre parole, un processo di onboarding aziendale compiuto in modo attento e spendendo il giusto tempo permette di ottenere risultati a lungo termine migliori.

Piano di onboarding passo dopo passo

Una parte fondamentale del piano di onboarding è la formazione o training di lavoro. Il neoassunto deve assorbire una serie di competenze, pratiche e conoscenze da utilizzare nel lavoro quotidiano in azienda per diventare una risorsa a lavoro. Vediamo tutte le fasi di un processo di onboarding aziendale adatto a ogni organizzazione:

• Costruire un programma di formazione
• Creare il materiale didattico
• Dare il contenuto al dipendente
• Migliorare il procedimento

Costruire un programma di formazione

Il programma di formazione dell’onboarding aziendale delle risorse umane è di norma composto da due tipologie di contenuti e attività. La prima è l’accoglienza e la formazione generica per tutti i neoassunti, nella quale si parla della cultura dell’azienda e delle regole più importanti dell’organizzazione. La seconda è una parte dedicata allo specifico ruolo di lavoro per il quale si forma il dipendente.

La formazione delle risorse umane durante il processo di onboarding aziendale, soprattutto in un’azienda con tanti ruoli di lavoro e una mole di nuove assunzioni elevata, può diventare complessa e dispendiosa. Per questo motivo, molte aziende utilizzano programmi online, attività digitali e corsi per ottimizzare tempi e spese del processo di onboarding aziendale.

Il vantaggio dei corsi online e simili risorse è che possono essere eseguiti da più luoghi, con più device e secondo i tempi concessi dai ritmi di lavoro. Inoltre, una volta creato, il corso dedicato all’azienda e al ruolo è riutilizzabile in futuro per nuovi dipendenti. In caso di necessità, si possono inoltre aggiungere o modificare attività in modo rapido al processo di onboarding aziendale.

Creare il materiale didattico

Creare un corso didattico per il processo di onboarding aziendale può certamente sembrare complesso, ma le suite di authoring moderne sono un grande aiuto che viene incontro a chi non ha conoscenze in ambito grafico e software.

Bisogna in ogni caso sapere quali contenuti e risorse di lavoro devono essere inserite in un corso per l’onboarding aziendale. Ad esempio, potete optare per dei video che mostrino l’uso di programmi e strumenti di lavoro: il supporto visivo è un risorsa più chiara e diretta rispetto a una semplice descrizione a parole.

Spesso però un video non basta e deve essere più che altro un aggiunta a un corso a diapositive del processo di onboarding aziendale. I corsi per l’onboarding aziendale dovrebbero includere una serie di slide che trattano degli argomenti più importanti per il lavoro: ogni slide dovrebbe avere un po’ di testo (ma non troppo) e risorse visive come un’immagine o un video, se sono di supporto all’argomento di lavoro trattato. Consigliamo di realizzare corsi divisi in vari moduli che trattino di argomenti molto specifici e in modo diretto e chiaro: un modulo breve è più efficace e può essere riguardato per risolvere un dubbio specifico, in caso di bisogno di tale risorsa.

Il processo di onboarding aziendale dovrebbe poi includere anche attività come i quiz, che permettono di verificare che il dipendente stia apprendendo le nuove informazioni in modo corretto. Si possono realizzare piccoli quiz per ogni modulo, oppure alla fine di uno specifico percorso d’apprendimento o magari direttamente alla fine del processo di onboarding aziendale: più spesso si fanno dei test, migliori sono i risultati sia per il dipendente che per l’azienda.

Le lezioni del processo di onboarding aziendale possono contenere anche attività come i moduli interattivi, ovvero delle diapositive che richiedono un’interazione al dipendente, che magari deve simulare azioni che dovrà poi svolgere durante il proprio lavoro. Questo tipo di contenuto rende l’onboarding più interessante e mantiene alta l’attenzione del lavoratore sulle risorse formative, a sua volta questo lo aiuta a raggiungere risultati migliori.

Dare il contenuto al dipendente

Una volta che il corso per l’onboarding aziendale è stato creato, non si deve far altro se non dare al dipendente accesso a tali risorse. Per farlo in modo semplice si deve utilizzare un LMS, ovvero una piattaforma per la gestione dell’apprendimento.

Il nostro consigliato è iSpring Learn, il quale permette di utilizzare i corsi su computer, tablet e smartphone Apple e Android. È anche possibile usare tutte le risorse formative offline tramite l’app ufficiale. Questo permette ai dipendenti di seguire i corsi del processo di onboarding aziendale da ogni luogo e in qualsiasi momento. iSpring Learn permette di vedere dettagli e raccogliere dati sull’uso dei corsi, per ogni dipendente.

Dispone anche di un calendario per organizzare i corsi, webinar, incontri dal vivo e non solo. Si possono dividere i dipendenti in gruppi per invitarli in un colpo solo. iSpring Learn è una risorsa usata da 59.000 clienti in tutto il mondo e potete provarlo gratuitamente ora per 30 giorni.

Migliorare il procedimento

Una volta terminata la procedura di onboarding, con i suoi corsi e i suoi quiz, viene un momento molto importante: raccogliere tutti i dati e sfruttarli per migliorare il processo di onboarding aziendale. Il grande valore di una piattaforma LMS è legata alla possibilità di raccogliere dati come il tasso di completamento dei corsi, i risultati dei test, i feedback e le idee dei dipendenti e non solo.

Con tutte queste informazioni potete valutare quanto efficace è stato il processo di onboarding aziendale e quindi capire cosa cambiare, se necessario, per ottimizzare e migliorare il processo di onboarding aziendale. Usare corsi eLearning significa non dover ripartire da capo ogni volta, ma notare esattamente quale parte del processo necessità di miglioramenti. Di volta in volta, l’intero processo di onboarding aziendale migliora e questo garantisce migliori risultati in futuro.

Fasi di onboarding

Quali sono esattamente le fasi del processo di onboarding aziendale del neoassunto? Bisogna infatti capire nel dettaglio in che modo l’intera procedura è divisa in termini temporali e cosa fare durante ogni fase dell’onboarding. Le fasi del processo di onboarding aziendale sono:

• Preparazione
• Primo giorno
• Prima settimana
• Primi tre mesi

Preparazione

La fase di preparazione del processo di onboarding aziendale precede l’accoglienza del dipendente in azienda. Il primissimo obiettivo deve essere fare in modo che il neoassunto sappia cosa aspettarsi prima di arrivare in ufficio e sia già parzialmente preparato al vero nucleo del processo di onboarding aziendale.

Per farlo, si possono adottare in questa fase del processo di onboarding aziendale alcune strategie:

• Inviare: una prima pratica utile è inviare al dipendente tutta una serie di documenti utili; se volete degli esempi, pensate ai documenti da compilare prima dell’assunzione effettiva, ma anche dei manuali per i vostri dipendenti, pass per il parcheggio e qualsiasi tipo di informazione che possa essere utile al dipendente per arrivare il più preparato possibile il primo giorno di onboarding aziendale e non farlo sentire spaesato sui passaggi che lo attendono dentro l’organizzazione.
• Pianificare: dare al dipendente un’idea di cosa dovrà fare nel suo primo giorno è importante, ma è ancora meglio pianificargli il processo di onboarding aziendale dell’intera settimana nel dettaglio. Se volete andare oltre, potete pianificare per sommi capi il processo di onboarding aziendale dei tre mesi successivi.
• Predisporre: quando un dipendente arriva al proprio primo giorno di lavoro, deve trovare già il proprio spazio pronto ad accoglierlo, con tutti gli strumenti che dovrà utilizzare e qualsiasi risorsa necessaria nel processo di onboarding aziendale. Avere subito una scrivania, un computer e della cancelleria aiuterà il dipendente a sentirsi benvenuto e ottimizzerà sin dal primo istante il suo lavoro.
• Istruire: non si deve però preparare gli oggetti, ma anche le persone. I dipendenti già in azienda devono sapere chi è il nuovo dipendente, qual è il suo nome, il suo ruolo e altri dettagli fondamentali del processo di onboarding aziendale. Informate i colleghi del fatto che farete il giro degli uffici con il neoassunto: in questo modo nessuno sarà preso alla sprovvista e si creeranno più facilmente rapporti amichevoli tra colleghi.
• Incontrare: oltre ai colleghi che vedrà tutti i giorni, il nuovo dipendente deve incontrare una serie di persone importanti per l’azienda, come i manager e persone di altri team con le quali potrebbe doversi interfacciare di tanto in tanto. Predisponete con tali persone dei momenti durante la giornata dedicati all’incontro del nuovo dipendente.

Primo giorno

Il primo giorno di lavoro per un dipendente può essere eccitante, oppure molto stressante. Un buon processo di onboarding aziendale aiuta a diminuire le problematiche. Per questo motivo si dovrebbero eseguire le seguenti attività in questa fase:

• Presentazione ufficiale: presentare rapidamente in modo ufficiale il nuovo dipendente (il “welcome on board”) ai colleghi aziendali con i quali lavorerà è una cosa importante; radunando l’intero team lo si presenta subito come un gruppo e aiuta il neoassunto a prendere confidenza con i volti dei nuovi colleghi e comprendere quante persone dovrà poi incontrare.
• Fare un tour: in questa attività si fa il giro dell’ufficio e si indicano le postazioni dei singoli colleghi, dando l’occasione ai dipendenti di presentarsi al neoassunto; inoltre, il tour aziendale deve mostrare aree come i bagni, i vari reparti, il parcheggio, le aree comuni e di pausa, aree per il pranzo e via dicendo.
• Anticipare il programma settimanale: il primo giorno in azienda può essere intenso, ma è importante dare al neoassunto già un’idea di quello che lo aspetterà durante la prima settimana di processo di onboarding aziendale, così che sia pronto ai giorni successivi.
• Assegnare un mentore: è un’ottima idea scegliere un membro esperto del team che sia disposto a guidare il neoassunto durante il processo di onboarding aziendale; sarà la figura alla quale ufficialmente il neoassunto dovrà fare riferimento in caso di dubbi su pratiche di lavoro, norme comportamentali e dubbi quotidiani sul luogo di lavoro o sugli strumenti aziendali.

Prima settimana

In questa fase del processo di onboarding aziendale il dipendente non deve essere sovraccaricato di lavoro, in quanto si sta ancora abituando al nuovo ambiente e alle attività lavorative. Bisogna preoccuparsi di completare i seguenti passaggi in questa fase:

• Comprendere le regole: bisogna insegnare al nuovo dipendente quali sono le regole quotidiane dell’azienda, ad esempio in che modo si può usare internet e i social network, come comunicare via email con i colleghi e quanto tempo per le pause è concesso.
• Introdurre alla cultura aziendale: il dipendente deve comprendere qual è la filosofia dell’azienda, qual è la missione e quindi in che modo la cultura della compagnia si trasferisca al prodotto o al servizio finale che viene offerte al cliente.
• Fornire un manuale approfondito: ogni azienda gestisce varie attività in modo diverso ed è buona cosa che nei primi giorni del processo di onboarding aziendale il neoassunto abbia accesso a un manuale con tutte le informazioni su come accedere alla posta elettronica, ai computer aziendali, alle piattaforme e a ogni strumento importante per il lavoro.
• Impostare obiettivi: è importante fissare gli obiettivi e i traguardi da raggiungere al quinto giorno, alla fine della seconda settimana e alla fine del primo mese; questo permette al dipendente di essere focalizzato e lo aiuta a pianificare il proprio tempo e attività in azienda.
• Definire il training aziendale: durante la prima settimana si deve spiegare al dipendente come funzionerà l’intero training dell’onboarding aziendale e cosa ci si aspetta da lui; in questo passaggio si possono già rendere disponibili materiali avanzati che dovrà usare così da fargli prendere confidenza con gli strumenti a disposizione.
• Iniziare il training: durante la prima settimana bisogna assolutamente iniziare il training del dipendente, possibilmente già dal secondo giorno.
• Verificare i risultati: alla fine della settimana bisogna controllare che il dipendente abbia raggiunto certi risultati; si deve capire se si è integrato, se sa usare gli strumenti aziendali e lo spazio di lavoro, se interagisce bene con il mentore e i colleghi e se il training sta funzionando correttamente. Gli si può anche dire cosa ci si aspetta per la seconda settimana, creando un calendario preciso di attività di onboarding.
• Incoraggiare attività lavorative: l’onboarding aziendale, in particolar modo nella prima settimana, serve soprattutto per il training e per prendere confidenza con gli ambienti e i colleghi, ma è buona cosa assegnare un po’ di lavoro pratico, così che il dipendente si senta utile e cominci a produrre.

Primi tre mesi

Infine, nell’ultima fase, bisogna preparare una serie di passaggi per il resto della fase di onboarding aziendale delle risorse umane, che dovrebbe durare idealmente fino a tre mesi. I passaggi suggeriti per questa fase sono i seguenti:

• Creare una comunicazione: durante il primo mese, il dipendente dovrebbe aver preso confidenza con l’ufficio e i colleghi, ma la fase di formazione non è ancora conclusa, quindi è buona cosa far capire che può comunicare con il mentore e i colleghi per chiedere aiuto e supporto su alcuni dettagli che non gli sono ancora chiari.
• Cercare un feedback: i colleghi del neoassunto sono un’altra buona fonte di informazioni sul rendimento e sulle possibili problematiche sulle quali lavorare.
• Spingere verso l’indipendenza: durante i primi tre mesi, è importante che il dipendente sia pian piano sempre più indipendente; l’onboarding aziendale gli insegna ciò che deve sapere e il supporto del mentore è importante, ma l’obiettivo finale è completare i propri compiti completamente in autonomia.
• Definire gli obiettivi: anche in questa nuova fase è importante definire degli obiettivi lavorativi, per i primi tre mesi, per spingere il dipendente a impegnarsi di più.
• Dare una prima vera valutazione: dopo i primi novanta giorni, il neoassunto deve aver raggiunto un certo livello di competenze e produttività, quindi è il momento per valutarlo; in tale fase, si ha anche la possibilità di capire se il training e gli strumenti resi disponibili hanno funzionato come avrebbero dovuto e se quindi il procedimento di onboarding soddisfa le aspettative dell’azienda.

Esempi della procedura di onboarding

Vediamo però degli esempi pratici di come è possibile eseguire la procedura di onboarding aziendale.

Quando un neoassunto deve essere introdotto all’azienda, si può proporre un video di benvenuto, che contenga ad esempio i seguenti elementi:

• Una breve panoramica dell’azienda, spiegando l’etica interna e la missione dell’organizzazione
• Una chiara descrizione del ruolo che il nuovo dipendente andrà ad assumere
• Un benvenuto sentito da una figura di alto livello come il CEO

Oltre a un video di benvenuto, vi sono altri contenuti che dovrebbero essere parte di una procedura di onboarding, come ad esempio un corso introduttivo. Parlando praticamente, questo dovrebbe contenere i seguenti elementi:

• La storia dell’azienda
• Dettagli sul personale dirigente
• Una panoramica dei prodotti e dei servizi che vengono offerti
• I principali concorrenti presenti sul mercato
• Dettagli sulle norme di condotta personale e di sicurezza

L’onboarding non è solo formare, ma anche verificare che le nozioni vengano effettivamente apprese. Per questo motivo, come già detto, vi deve essere una fase dedicata ai test e ai quiz che possano analizzare le competenze apprese dal dipendente. Facendo degli esempi pratici, potete usare varie tipologie di domande, vediamone alcune molto utili:

• Vero o falso: facile da creare e da analizzare
• Risposte brevi: perfette per capire se il dipendente ha veramente appreso le informazioni più importanti
• Scala Likert: da usare per un sondaggio, per verificare se il dipendente ha trovato il percorso di onboarding comprensibile o se ci sono problematiche strutturali

FAQ

Vediamo ora alcune domande frequentemente poste da chi cerca informazioni sull’onboarding aziendale.

Come fare un buon onboarding?

Un buon onboarding richiede una serie di passaggi che includono un piano di inserimento, corsi specifici per il ruolo, il supporto di colleghi e superiori, regolari test e verifiche di quanto appreso e soprattutto strumenti adeguati alla gestione dell’onboarding dei dipendenti.

Quanto dura l’onboarding?

L’onboarding aziendale può avere una durata variabile a seconda del ruolo e dell’azienda ed è diviso in fasi. Di norma, si parla di almeno alcune settimane, ma molti specialisti ritengono che la durata corretta sia di tre mesi. Lo scopo è permettere al neoassunto di abituarsi al ruolo, prepararsi alle nuove responsabilità, sentirsi apprezzato e ottenere tutte le conoscenze necessarie per poter lavorare nel modo migliore.

Pensieri finali

Arrivati alla fine di questo articolo, sappiamo quindi cos’è l’onboarding aziendale e perché sia una procedura importante per ogni compagnia. Abbiamo visto una serie di procedure da adottare con il neoassunto, con anche degli esempi specifici, ma soprattutto abbiamo visto un utile strumento per gestire il procedimento internamente all’azienda: iSpring Learn, che potete provare subito con la prova gratuita di 30 giorni. Con questo strumento è possibile non solo eseguire l’onboarding aziendale del neoassunto nel modo migliore ma anche raccogliere dati per ottimizzare le risorse regolarmente e far crescere la propria azienda.